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Travailler dans un cadre structuré

Travailler dans un cadre structuré

Une équipe doit travailler dans un cadre structuré. C’est une affirmation dont nous vérifions toute la valeur dans chacune de nos missions.

Les Dirigeants et l’encadrement se doivent donc de structurer le travail des équipes autour d’un système de management.

Celui-ci doit être composé d’éléments simples, connus et adaptés à ses besoins en fonction de la taille de l’entreprise et des enjeux qui sont les siens. Ils doivent de plus, être cohérents entre eux et être évolutifs en fonction des besoins et des réalités.

Nous allons aborder ici les trois premiers éléments de ce système : L’organigramme, la fiche de poste et les objectifs.

Le point de départ de cette structuration est donc l’organigramme : Il est « simplement » question de clarifier la place de chacun dans l’organisation. Il important de savoir quels sont les liens hiérarchiques et / ou fonctionnels entre les membres de l’équipe.

L’organigramme est un document visuel qui doit être le moins complexe possible pour être compréhensible sans ambiguïté.

Il est toujours intéressant de s’intéresser aux représentations que chacun a de sa place et de la place des autres (sur le plan hiérarchique) dans une entreprise. Aussi, à chaque fois que nous demandons dans des équipes de dessiner l’organigramme, nous avons presque toujours autant de versions différentes que de personnes dans le groupe. Ceci explique parfois des dissensions voir des conflits dans des équipes.

Le deuxième élément de structuration est la fiche de poste. C’est la définition de la mission et des activités de chacun sur un poste donné. C’est la liste plus ou moins exhaustive de ce que chacun a à faire dans son travail.

Rappelons que cette fiche doit être réalisée tout niveau hiérarchique confondu, y compris Direction.

Nous allons trouver différentes rubriques dans ce document :

  • Intitulé du poste
  • Vocation du poste
  • Grands domaines d’activité avec pour chacun d’eux les activités correspondantes
  • Compétences nécessaires pour réaliser les activités

Ce qui est surtout à comprendre ici, c’est que la fiche de poste est un document de travail entre deux niveaux hiérarchiques. Ce n’est pas un document administratif. Par ailleurs, la fiche de poste n’est pas gravée dans le marbre, elle doit être évolutive car les activités exercées par chacun évoluent.

Elle doit  permettre un échange entre un manager et ses collaborateurs, généralement dans le cadre de l’entretien professionnel. C’est aussi à partir de l’évaluation des compétences de la personne par rapport aux compétences nécessaires à l’exercice du poste, que seront définis les besoins de formation pour l’année à venir.

Reste la question des objectifs, car si une personne dans une entreprise doit savoir quels sont ses liens hiérarchiques et savoir ce qu’elle doit faire, elle doit aussi savoir quels sont les résultats à atteindre et pour quand.

Cette notion de résultats est aujourd’hui indissociable d’un bon management. C’est parfois un exercice difficile lorsqu’il faut formuler un objectif par écrit, aussi voici trois points clés à bien connaître :

  • Un objectif est un résultat à atteindre pour une échéance donnée.
  • Il doit être réaliste et atteignable.
  • Le résultat doit être mesurable.

Il sera aussi question de moyens pour y parvenir dans le cadre d’un échange qui permet de fixer par écrit ce qui est attendu.

Cette notion d’objectif est aussi vraie pour ce qui est du collectif que de l’individuel mais attention le manager doit suivre l’évolution et doit accompagner son équipe ou son collaborateur pour que ce qui est attendu soit atteint. Outre la question de la pertinence et de la valeur de l’objectif, il conviendra de prendre en compte et de s’adapter aux compétences et à la motivation des membres de l’équipe. Il est alors question d’attitudes et surtout de styles de management.

le système de management ne se limite pas à ces trois éléments. La structuration passe aussi par les méthodologies d’évaluation, la clarté de la communication interne, les modalités de prise de décisions, … Tous ces points seront abordés dans les mois à venir.

Après avoir abordé les notions de stratégie, de Vision Partagée, de structuration, il nous reste la question de la relation pour que les conditions de réussite de l’équipe soient réunies.

Nous aborderons donc plus précisément ce dernier point et nous donnerons quelques pistes de réflexion sur les styles de management.

Prochain article :

Le management, une question de relation

Jean-Yves L’HUILLIER

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