Travailler dans un cadre structurant !

Pour être efficace, une équipe doit travailler dans un cadre bien structuré, donc structurant. C’est une affirmation dont nous vérifions toute la valeur dans chacune de nos missions, tant dans le public que dans le privé.

Les Dirigeants et l’encadrement se doivent donc de définir et mettre en place les éléments de structuration du travail des équipes autour d’un système de management.

Ce système doit être composé d’éléments simples, connus et adaptés à ses besoins en fonction de la taille de la structure et des enjeux qui sont les siens.

Ils doivent de plus, être cohérents entre eux et être évolutifs en fonction des besoins d’adaptation à l’évolution des réalités.

Le point de départ de cette structuration est l’organigramme : Il est « simplement » question de clarifier la place de chacun dans l’organisation. Il est important de savoir quels sont les liens hiérarchiques et / ou fonctionnels entre les membres de l’équipe. C’est une question de clarification qui quant elle fait défaut est source de tensions internes.

L’organigramme est un document officiel qui doit être le moins complexe possible pour être compréhensible sans ambiguïté. Il est évolutif.

Il est toujours intéressant de s’intéresser aux représentations que chacun a de sa place et de la place des autres (sur le plan hiérarchique) dans une entreprise. Aussi, à chaque fois que nous demandons dans des équipes de dessiner l’organigramme, nous avons presque toujours autant de versions différentes que de personnes dans le groupe. Ceci explique parfois des dissensions voir des conflits dans des équipes.

Toute personne aujourd’hui à dans son travail des choses à faire et des résultats a atteindre. Il est donc nécessaire de structurer les activités et de fixer des objectifs.

Le deuxième élément de structuration est donc la fiche de poste.

C’est la définition de la mission en général et des activités de chacune et chacun sur un poste donné. C’est la liste plus ou moins exhaustive de ce que chacun a à faire dans son travail.

Rappelons que cette fiche doit être réalisée tous niveaux hiérarchiques confondus, y compris Direction.

Nous allons trouver différentes rubriques dans ce document :

• Intitulé du poste
• Vocation du poste
• Grands domaines d’activité avec pour chacun d’eux les activités correspondantes
• Compétences nécessaires pour réaliser les activités
• …

Ce qui est surtout à comprendre ici, c’est que la fiche de poste est un document de travail entre deux niveaux hiérarchiques. Ce n’est pas un document administratif. Par ailleurs, la fiche de poste n’est pas gravée dans le marbre. Elle doit être évolutive car les activités exercées par chacun évoluent.

Elle doit permettre un échange entre un manager et ses collaborateurs, généralement dans le cadre de l’entretien professionnel. C’est aussi à partir de l’évaluation des compétences de la personne par rapport aux compétences nécessaires à l’exercice du poste, que seront définis les besoins de formation pour l’année à venir.

Reste la question des résultats à atteindre.

Le troisième élément est donc la fixation d’objectifs, car si une personne dans une entreprise ou dans une collectivité doit savoir quels sont ses liens hiérarchiques et savoir ce qu’elle doit faire, elle doit aussi savoir quels sont les résultats à atteindre et pour quand.

Cette notion de résultats est aujourd’hui indissociable d’un bon management. Toute personne a des activités (des choses à faire) et des objectifs (des résultats à atteindre). C’est parfois un exercice difficile lorsqu’il faut formuler un objectif par écrit, aussi voici quelques points clés à bien connaître pour qu’il soit SMART !

• Un objectif est un résultat Spécifique à atteindre pour une échéance donnée. Il doit avoir du Sens
• Le résultat doit être Mesurable.
• Il doit être Acceptable, Ambitieux, Atteignable.
• Il doit être Réaliste.
• Il est Temporellement défini.

Il sera aussi question de moyens pour y parvenir dans le cadre d’un échange qui permet de fixer par écrit ce qui est attendu.

Cette notion d’objectif est aussi vraie pour ce qui est du collectif que de l’individuel mais attention le manager doit suivre l’évolution et doit accompagner son équipe ou son collaborateur pour que ce qui est attendu soit atteint.

Outre la question de la pertinence et de la valeur de l’objectif, il conviendra de prendre en compte et de s’adapter aux compétences et à la motivation des membres de l’équipe. Il est alors question d’attitudes et surtout de styles de management.

Le système de management ne se limite pas à ces trois éléments.

La structuration passe aussi par :

• Le recrutement,
• Les méthodologies d’évaluation,
• La clarté de la communication interne,
• La démarche qualité,
• Les modalités de prise de décisions,
• …

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Jean-Yves L’HUILLIER

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